Datenschutzhinweise

Mit den folgenden Informationen gibt die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein der betroffenen Person einen Überblick sowie Auskunft über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten und der sich daraus ergebenden Datenschutzrechte. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten umfasst jeden Vorgang wie beispielsweise das Erheben, das Erfassen, die Speicherung, die Organisation, das Ordnen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verknüpfung und das Löschen. Die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein beachtet dabei die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes und verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit dies rechtlich zulässig und erforderlich ist.

1. Verantwortlicher der Datenverarbeitung

Bürgerstiftung VR Bank in Holstein
Bismarckstraße 11-13
25421 Pinneberg

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung kann sich die betroffene Person an folgende Adresse wenden:

Bürgerstiftung VR Bank in Holstein
Bismarckstraße 11-13
25421 Pinneberg
E-Mail: buergerstiftung@vrbank-ih.de

2. Betroffene Person

Betroffene Person ist jede natürliche Person, deren personenbezogenen Daten die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein verarbeitet. Eine betroffene Person tritt also grundsätzlich in Kontakt zur Bürgerstiftung VR Bank in Holstein, beispielsweise als:

• Spender
• Stifter
• Antragsteller auf Projektförderung
• Partner für Projekte

3. Personenbezogene Daten

Als personenbezogenes Datum versteht die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein im Einklang mit der gesetzlichen Definition jede Information, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person bezieht. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, wenn diese direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung, wie einem Namen, zu einer sonstigen Kennnummer oder zu Standortdaten identifiziert werden kann. Gleiches gilt hinsichtlich der Identifizierung durch mehrere besondere Merkmale der natürlichen Person, die Ausdruck ihrer physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität sind, soweit solche durch uns als Bürgerstiftung VR Bank in Holstein verarbeitet werden.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verarbeitet die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein nur dann, wenn dies ausnahmsweise zulässig und geboten ist, also vor allem solche personenbezogenen Daten, die die betreffende Person selbst öffentlich gemacht hat.

4. Datenquellen

Die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein verarbeitet vor allem solche Daten, die sie unmittelbar von der betroffenen Person aufgrund der Geschäftsbeziehung erhält und hierfür erforderlich sind. Daneben werden die erforderlichen Daten auch vom Mutterunternehmen, der VR Bank in Holstein eG, sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere Stiftungsregister, verarbeitet.

Die Datenkategorien, die von Dritten stammen und die die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein verarbeitet, sind insbesondere:

• Namen und Adressen für Zuwendungsbestätigungen
• Namen und Adressen von Projektpartnern

Für nähere Informationen, insbesondere zur Übermittlung von personenbezogenen Daten durch Dritte an die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein oder von der Bürgerstiftung VR Bank in Holstein an Dritte, steht der Datenschutzbeauftragte unter den angegebenen Kontaktdaten als Ansprechpartner zur Verfügung.

In Fällen, in denen die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein personenbezogene Daten bei Dritten und nicht bei der betroffenen Person erhebt, steht ihr grundsätzlich ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde zu.

5. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt stets im Einklang mit den Bestimmungen des Datenschutzrechts, um zuvorderst die vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen bei der Erbringung der Dienstleistungen, Spenden und sonstigen Geschäfte der Bürgerstiftung VR Bank in Holstein zu erfüllen. Die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein beachtet dabei insbesondere den Grundsatz der Datenminimierung, sodass grundsätzlich nur die für das betreffende Geschäft konkret erforderlichen Daten verarbeitet werden. Dies umfasst insbesondere auch erforderliche Bedarfsanalysen und Produktoptimierungen im Rahmen der Geschäftsbeziehung für z. B. Zusendung von Zuwendungsbestätigungen.

a) Wenn die betroffene Person eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt (z. B. Weitergabe von Daten innerhalb des Konzerns), folgt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DS-GVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für Einwilligungen, die vor Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, der Musterorganisation erteilt wurden. Der Widerruf der Einwilligung berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten oder die weitere Verarbeitung, die auf einer anderen Rechtsgrundlage beruht.

b) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DS-GVO auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, werden folgende Daten beispielsweise wie folgt benötigt:

• Name,
• Adresse,
• Zuwendungsdatum,
• Dokumentationsdaten, um die Kommunikation während der Geschäftsbeziehung belegen zu können.

c) Die Datenverarbeitung beruht oftmals auf einer gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Verpflichtung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DS-GVO. Hierzu zählen beispielsweise BGB und das EstG.

d) Manche Verarbeitungssachverhalte erfolgen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) DS-GVO aufgrund der Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen. Hierzu zählen insbesondere die Spendentätigkeiten an gemeinnützige Institutionen.

e) Soweit es aus Sicht der Bürgerstiftung VR Bank in Holstein erforderlich ist, verarbeitet sie die personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO auch über die eigentliche Erfüllung des vertraglichen Verpflichtungen hinaus zur Wahrung ihrer berechtigten Interessen oder der Interessen Dritter. Dies erfolgt jedoch nur dann, wenn diese Interessen nach Abwägung mit den widerstreitenden Interessen der betroffenen Person überwiegen. In der Regel handelt die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein aufgrund eigener wirtschaftlicher Interessen. Die berechtigten Interessen der Bürgerstiftung VR Bank in Holstein zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind:

• Zuwendungsbestätigungen,
• Finanzberichte.

6. Datenweitergabe

Innerhalb der Bürgerstiftung VR Bank in Holstein erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für ihre Aufgabenerfüllung benötigen. Daneben werden Daten innerhalb Bürgerstiftung VR Bank in Holstein sowie der Muttergesellschaft der Bürgerstiftung VR Bank in Holstein zuweilen weitergegeben, soweit dies von den vorgenannten Verarbeitungszwecken und Rechtsgrundlagen gedeckt ist. Die Zwecke dieser Datenweitergabe sind:

• Zuwendungsbestätigungen,
• Jahresabschluss,
• Rechnungswesen.

Ferner erhalten Dienstleister und Erfüllungsgehilfen der Bürgerstiftung VR Bank in Holstein zu den vorgenannten Verarbeitungszwecken personenbezogene Daten, wenn diese die Vertraulichkeit wahren und sich hierzu verpflichten und die Datenweitergabe im Übrigen auf einer der oben genannten Rechtsgrundlagen beruht. Die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein beauftragt Dienstleister teils zeitweise, teils langfristig für Rechnungswesen inkl. Jahresabschlusserstellung. In allen Fällen erhalten die eingesetzten Dienstleister und Erfüllungsgehilfen nur die Daten, die für die Erbringung einzelner Aufgaben notwendig und zwingend erforderlich sind.

Eine Datenübermittlung an Stellen außerhalb des unmittelbaren räumlichen Geltungsbereichs der DS-GVO findet nur statt, soweit

• es zur Ausführung der Aufträge der betroffenen Person erforderlich ist,
• es gesetzlich vorgeschrieben ist oder
• die betroffene Person eingewilligt hat.

7. Dauer der Datenspeicherung

Die Speicherung der personenbezogenen Daten ist ein Verarbeitungsvorgang, der sich ebenfalls nach den jeweiligen vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen richtet. Sobald die gespeicherten Daten nicht mehr für die zugrundeliegenden Verarbeitungszwecke benötigt werden, werden diese zwingend gelöscht. In der Regel ist die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein jedoch über das Ende der Vertragsbeziehung hinaus zur Aufbewahrung der personenbezogenen Daten aus handelsrechtlichen, steuerrechtlichen und anderen gesetzlichen Gründen verpflichtet. Die Frist kann bis zu zehn Jahre betragen. Es wird auf die entsprechenden Gesetze hingewiesen, insbesondere § 257 Handelsgesetzbuch, § 147 Abgabenordnung, § 8 Geldwäschegesetz sowie EstG. Soweit die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein Daten und Unterlagen mit Personenbezug als Beweismittel zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt, sieht die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein primär nach Maßgabe der jeweiligen Verjährungsfristen von der Löschung ab und schränkt deren Verarbeitung für andere Zwecke ein. In Sonderfällen, wie beispielsweise einer Spendenzusage ohne Auszahlung mangels Bankverbindung oder Zustandekommen des Projektes werden die betreffenden Unterlagen und Daten aufgrund aktueller Rechtsprechung als Beweismittel in Abwägung der berechtigten Belange auch längerfristig aufbewahrt.

8. Rechte der betroffenen Person

Die betroffene Person hat gegenüber der Bürgerstiftung VR Bank in Holstein vielfältige Rechte, insbesondere das Recht auf Auskunft seitens der Bürgerstiftung VR Bank in Holstein über die betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Beim Auskunftsrecht und beim Berichtigungsrecht sind die Einschränkungen der §§ 34 und 35 BDSG zu beachten. Beim Widerspruchsrecht gegenüber öffentlichen Stellen die Einschränkung des § 36 BDSG. Ferner besteht das Beschwerderecht der betroffenen Person bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19 Bundesdatenschutzgesetz), auf das wir ausdrücklich hinweisen.

Die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein teilt darüber hinaus allen Empfängern, denen personenbezogenen Daten offengelegt wurden, jede Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 16, 17 Abs. 1 und 18 DSGVO mit, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein unterrichtet die betroffene Person über diese Empfänger, wenn die betroffene Person dies verlangt.

9. Pflichten der betroffenen Person

Die betroffene Person ist zur Offenlegung derjenigen personenbezogenen Daten verpflichtet, zu deren Verarbeitung die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein gesetzlich verpflichtet ist und die für die Aufnahme sowie Durchführung der Vertragsbeziehungen erforderlich sind. Ohne diese zu verarbeitenden und konkret erforderlichen personenbezogenen Daten wird die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein regelmäßig nicht in der Lage sein, einen unternehmenstypischen Vertrag mit der betroffenen Person zu schließen und den vertraglichen sowie gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, z. B. Treuhandstiftung.

10. Widerspruchsrecht

Das Widerspruchsrecht kann die betroffene Person gemäß Art. 21 DS-GVO gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) und f) DS-GVO erfolgt, sowie jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung, einschließlich eines damit zusammenhängenden Profilings, geltend machen. Die betroffene Person kann sich an die oben genannte Adresse der Bürgerstiftung VR Bank in Holstein wenden. Die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein hat – insbesondere auch für einen Widerspruch gegen Direktwerbung – die E-Mail-Adresse eingerichtet, die genutzt werden kann:

buergerstiftung@vrbank-ih.de

Der Widerspruch gegen die Datenverarbeitung und der Widerruf einer Einwilligung (vgl. Ziff. 5 a)) gelten nebeneinander. Im Falle des Widerspruchs werden die betreffenden personenbezogenen Daten von der Bürgerstiftung VR Bank in Holstein grundsätzlich nicht mehr verarbeitet. Ausnahmsweise werden die Daten – außer im Falle eines Widerspruchs gegen Direktwerbung – dennoch weiterhin verarbeitet, wenn zwingende schutzwürdige Gründe nachgewiesen werden, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein informiert die betroffene Person, die ihr Widerspruchsrecht ausgeübt hat, unverzüglich (spätestens aber binnen eines Monats nach Eingang des Widerspruchs) über Maßnahmen, die sie im Anschluss an den Widerspruch getroffen bzw. vorgenommen hat, um die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person zu wahren und ihr Recht umzusetzen. Sollte die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein – etwa aufgrund fehlender Widerspruchsvoraussetzungen – dem Widerspruch nicht nachkommen und keine entsprechenden Maßnahmen ergreifen, so wird die Bürgerstiftung VR Bank in Holstein die betroffene Person über die Gründe informieren, einschließlich deren Rechte Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf einzulegen.

Pinneberg, den 26. November 2019

Bürgerstiftung VR Bank in Holstein